Organización del Departamento de Mantenimiento dentro de la Empresa.

El departamento de mantenimiento en el organigrama de la empresa.

La organización y planificación, en cualquier actividad industrial, es fundamental para obtener y mejorar resultados. En el mantenimiento industrial ocurre exactamente lo mismo, no puede realizarse una función del mantenimiento adecuada sin organización ni planificación. Previamente, para una correcta organización y planificación, se debe definir la situación del servicio de mantenimiento y el nivel de responsabilidad que se tiene dentro de la estructura empresarial. Así mismo, también es necesario una organización interna del propio servicio de mantenimiento, tanto en recursos económicos, humanos y técnicos.

El organigrama es una representación esquemática de la estructura de los diferentes departamentos que componen la empresa y de las áreas de responsabilidad que éstos tienen. El organigrama puede ser de orientación jerárquica o funcional.

En el esquema siguiente se observa un organigrama funcional de una organización industrial genérica. En él, se puede ver como el departamento de mantenimiento depende directamente del departamento de producción. Dependiendo del tipo de industria, de como se organiza y planifican las actividades empresariales, el servicio de mantenimiento se puede encontrar dependiente de Producción, o totalmente independiente y al mismo nivel que el departamento de producción.

Ejemplo.- Organigrama funcional departamento de mantenimiento depende de producción.

A partir de la Dirección General, se derivan las funciones principales: Comercial, Producción, Financiera, Personal y Estudios. Cada una de estas funciones principales tienen unas competencias bien definidas y delimitadas del resto de las funciones. Según cada caso particular de empresa, es posible que no existan algunas de dichas funciones. 

Cuando se da este caso, que el mantenimiento esta integrado en el departamento de producción, generalmente es un tipo de industria donde se requiere un mantenimiento menos especializado. Se realizan operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo, cuyas operaciones no requieren gran especialización, análisis y estudios del mantenimiento. Cuando se necesita realizar operaciones especializadas en mantenimiento, en este caso se suele recurrir a la subcontratación de empresas externas especializadas en la operación de mantenimiento concreta.    

Además de la sección o departamento de mantenimiento, otros departamentos pueden depender del departamento de producción, como por ejemplo, Ingeniería, Fabricación o Gestión de Calidad. Estas cuatro funciones secundarias o subfunciones han de estar relacionadas entre sí, con un mismo objeto, satisfacer los objetivos del departamento de Producción establecidos por la Dirección General.

Ejemplo.- Organigrama del departamento de producción. El mantenimiento esta integrado dentro de producción.

Resulta fundamental la correcta coordinación de actividades por parte de Fabricación y Mantenimiento. Hay que tener presente que las necesidades de mantenimiento, en cuanto a las paradas de funcionamiento para realizar las operaciones, pueden interferir en el programa de producción. Es esencial que el responsable de Producción tenga consciencia de la función Mantenimiento para cubrir los objetivos a medio y largo plazo.

Por otro lado, el departamento de mantenimiento puede incluirse al mismo nivel que el de producción. Generalmente la efectividad máxima se alcanza cuando el Responsable de Mantenimiento depende directamente de la Dirección de la empresa, en perfecta armonía con los demás departamentos de la empresa, en especial, cuando se está estrechamente interrelacionado con el departamento de producción.

Ejemplo.- Organigrama funcional departamento de mantenimiento independiente de producción.

Cuando el mantenimiento esta incluido en la empresa como un departamento independiente de producción, estando al mismo nivel y el responsable de mantenimiento depende de la dirección general, se puede tratar de una industria en el que el mantenimiento se debe de realizar de manera más especializada, donde se deben controlar los tiempos y gamas en la cadena de producción, en el que se requiere una especialización, análisis y estudios del mantenimiento más exigentes.  

Relaciones del departamento de mantenimiento con los demás departamentos. 

La separación de las funciones de los distintos departamentos que se observa en los organigramas anteriores no implica una situación de aislamiento. Al contrario, se deben de definir y establecer flujos de comunicación entre las diferentes funciones. El servicio de mantenimiento es y debe ser una función integrada en todos los departamentos de la empresa, siendo el técnico de mantenimiento una persona en contacto permanente con otras funciones industriales. En el esquema siguiente se observa, de forma genérica, las distintas funciones y relaciones que tiene el departamento de mantenimiento con los demás departamentos o secciones de la empresa.  

Ejemplo.- Relaciones del departamento de mantenimiento con los demás departamentos de la empresa.

Organización interna del servicio de mantenimiento.

Dentro del departamento de Mantenimiento es necesario establecer un organigrama en función de las características y necesidades de cada industria o empresa. A partir del Responsable o Jefe de Mantenimiento  se organizan una serie de grupos de trabajos o secciones, cada una de las cuales tendrán una serie de cometidos o determinadas operaciones. Cada sección debe de dispones de los medios económicos, humanos y técnicos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y operaciones establecidas a desempeñar. Un ejemplo de la organización interna del servicio de mantenimiento puede ser la que se representa en el esquema siguiente.

Ejemplo.- Organigrama interno del departamento de mantenimiento.

Normalmente, la organización interna del departamento de mantenimiento en la industrial corresponde al organigrama anteriormente expuesto, aunque puede ser, dependiendo de la industria, incluir alguna sección más, como por ejemplo una sección de automatización, o prescindir de alguna de ellas. En cualquier caso, independientemente de como sea la organización interna del departamento de mantenimiento se deben de evitar la lagunas en cuanto a la operatividad, ordenes y actuaciones. También se tienen que evitar o eliminar las duplicidades, en cuanto a trabajos, ordenes, actuaciones, etc., de forma que aumente la efectividad y productividad del servicio de mantenimiento. 

Dentro de cada sección se debería de realizar unos determinados grupos o cuadrillas de trabajo especializadas, con el objeto de realizar las operaciones de mantenimiento de forma eficiente. Estas grupos de trabajo pueden dividirse por secciones, y a su vez unas dedicarlas exclusivamente a mantenimiento correctivo y otras a mantenimiento preventivo. También se puede hacer un grupo de trabajo por turnos, en el que esté presente un operario de cada especialidad, de forma que siempre esté presente un especialista de cada sección en la industrial. En cualquier caso, existen un gran numero de combinaciones y métodos de organización. De como se ha de organizar el servicio de mantenimiento corresponde el tipo de industria, los objetivos fijados, los medios económicos, técnicos y humanos.

Atendiendo al ejemplo expuesto anteriormente, el Jefe de Mantenimiento se dedicará a la gestión técnico-administrativa del departamento. La sección mecánica se encargará de las operaciones mecánicas, neumáticas e hidráulicas incluidas. La sección eléctrica se encargará de las operaciones de mantenimiento eléctricas, como correctivas, preventivas y predictivas si las hubiera. La sección electrónica se encargara de las instalaciones electrónicas, programación, etc. La sección de servicios se responsabilizará del mantenimiento a los servicios de edificio, albañilería, fontanería, cerrajería, etc. Por último la sección de planificación y control se dedicará a la organización de las operaciones de trabajo (planificar), control de costes y tiempos, control y gestión de stock, pedidos de material, elaboración de historiales y documentación, informes técnicos, etc.

En definitiva, la inclusión del departamento de mantenimiento dentro de la empresa, si depende o no de producción, si esta al mismo nivel de producción o no, dependerá del tipo de industria, objetivos establecidos, estrategia, política empresarial, medios económicos, técnicos y humanos.